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Vertragsmanagement easycontract

In öffentlichen Verwaltungen wird eine Vielzahl von Verträgen abgeschlossen. Doch wie behält die Kommune einen Überblick über die abgeschlossenen Verträge, wenn nicht stundenlang im Archiv recherchiert werden soll? Eine digitale Lösung kann hier Abhilfe schaffen.

Überblick

Auf dem Weg zur Digitalisierung

Auf dem Weg zur Digitalisierung der Verwaltung wäre es widersinnig, einen Vertrag analog zu entwerfen, mit Bearbeitungsnotizen als Dokumentation zu versehen um diesen anschließend zu unterschreiben und einzuscannen. Aus diesem Grund können mit easycontract Neuverträge entworfen, abgestimmt und digital signiert werden.

Auf dem Weg zur Digitalisierung

Es existieren zahlreiche Angebote zur Verwaltung von Verträgen. Diese Funktion ist für die öffentliche Verwaltung unerlässlich. Doch wie digital arbeitet die Kommune, wenn sämtliche Verträge in ein digitales Format übertragen werden müssen? Genau – nicht vollständig. Aus diesem Grund bietet unsere Software die Möglichkeiten einen Vertrag von der Abstimmung von Entwürfen bis zur digitalen Unterschrift abzuschließen. Vollkommen ohne Medienbruch.

1. Bestandsverträge

a. Fristenmanagement inkl. Erinnerungsmitteilung per Mail

Die automatische Fristenverwaltung stellt eine wesentliche Entlastung im Tagesgeschäft dar und kann sie vor Vermögensschäden bewahren. Sie hinterlegen bei der Anlage des Vertrages einen Zeitpunkt zur Erinnerung und müssen die Fristen nicht mehr manuell überwachen.

b. Suchen und finden von Verträgen

Die Auffindbarkeit von Verträgen kann mit unserem Vertragsmanagement unkompliziert sichergestellt werden. Suchen Sie nach einem bestimmten Vertrag in einer bestimmten Abteilung? Nutzen Sie hierfür einfach unsere Volltextsuche oder lassen Sie sich die Verträge über eine strukturierte Suche nach Ihren Kriterien anzeigen.

c. Übersicht für beteiligte Mitarbeiter individuell konfigurierbar

Die Rechteverwaltung für bestimmte Verträge kann unkompliziert in unserer Software vorgenommen werden. So können Sie sicherstellen, dass nur die beteiligten Mitarbeiter/-innen auf die Verträge zugreifen können.

2. Neuverträge

a. Musterverwaltung: Schnelle Vertragsanlage in der Software

Beschleunigen Sie die Erstellung von Neuverträgen durch die Nutzung Ihrer Vorlagen. Diese können in unkompliziert in der Software verwaltet und für Neuverträge genutzt werden.

b. Projektmanagement

Ein Neuvertrag ist oftmals das Ergebnis von mehreren Beteiligten. Mit unserer Software können Sie über standardisierte Workflows Aufgaben
zuweisen und zur Prüfung freigeben.

c. Automatische Dokumentation der Arbeitsschritte für alle Beteiligten

Sämtliche Schritte werden nachvollziehbar dokumentiert, sodass das Projektmanagement für einen Vertrag zur Selbstverständlichkeit wird.

d. Digitale Unterschrift für sämtliche Vertragspartner mit qualifizierter elektronischer Signatur

Mit unserer Software bieten wir Ihnen einen vollkommen digitalen Vertragsabschluss – ganz ohne Medienbruch und mittels elektronisch qualifizierter Signatur. Anmerkungen des Vertragspartners können ebenfalls unkompliziert über die Software ausgetauscht werden. Der Versand von Dokumenten mit langen Wegezeiten entfällt somit.

Wir haben ihr Interesse geweckt?

Gern besprechen wir mit Ihnen ihre Vorstellungen und Anforderungen an unsere Lösung.